מזל טוב! אחרי שנים של עבודה קשה ומאמצים רבים, הגעתם סוף סוף לקו הסיום ואתם מוכנים להתמודד עם העולם. זהו הזמן לארגן מסיבת סוף תואר לחגוג את ההישג המרשים. ארגון המסיבה יכול להיות משימה שנראית מרתיעה, בייחוד אם זו הפעם הראשונה שאתם מתכננים אירוע כזה. עם קצת הכנה וארגון אתם יכולים לערוך חגיגה בלתי נשכחת שהאורחים שלכם יזכרו הרבה שנים. בואו לקרוא את כל הטיפים שתצטרכו כדי שהמסיבה תהיה נהדרת.

הגדרת תקציב

הצעד הראשון בתכנון כל אירוע הוא הגדרת תקציב. לפני שאתם מתחילים לתכנן תוכניות ולהזמין מוצרים או שירותים, קבעו את סכום הכסף אתם מוכנים להוציא על המסיבה. התקציב שלכם יכתיב הכול – מקום האירוע, הקישוטים, הכיבוד וכמות המוזמנים, ולכן חשוב לקבוע זאת בשלב הראשון של התכנון.

בחרו מקום

לאחר שקבעתם את התקציב שלכם, הגיע הזמן להתחיל לחשוב על המקום. אם אתם מתכננים מסיבה מצומצמת עם החברים הכי טוב, ייתכן שתוכלו להסתפק במסיבת בית או בחצר האחורית שלכם. אם אתם מתכננים אירוע המוני יותר, ייתכן שתצטרכו לשכור אולם או מקום אחר לאירוח המסיבה. כמה מהאפשרויות הפופולריות לאירוח מסיבות סוף תואר הן אולמות אירועים מקומיים, לופטים להשכרה, ברים או מסעדות. אם אתם מתכננים לערוך את המסיבה שלכם בחוץ, הקפידו להכין תוכנית גיבוי למקרה של מזג אוויר קר.

 

 

רשימת האורחים

לפני שתתחילו לשלוח הזמנות, חשוב ליצור רשימת אורחים. הינה חמישה שלבים שיעזרו לכם ליצור רשימת אורחים למסיבת סוף התואר שלכם:

• קבעו את גודל המסיבה – החליטו כמה אנשים אתם רוצים להזמין למסיבה. הביאו בחשבון את התקציב שלכם ואת כמות האורחים המקסימלית במקום האירוע, כדי להימנע ממסיבה צפופה או יקרה מדי לתקציב שלכם.
• צרו רשימה של אורחים פוטנציאליים – ערכו רשימה של כל האנשים שאתם רוצים להזמין, כולל בני משפחה, חברים, חברים ללימודים ועמיתים בעבודה. מומלץ שתכתבו את שמותיהם המלאים ואת מספר הטלפון שלהם, או דרך אחרת ליצירת קשר.
• דרגו את האורחים לפי סדר חשיבות – ברגע שהכנתם את הרשימה המלאה של האורחים הפוטנציאליים, דרגו אותם על סמך כמה חשוב להם להשתתף, וכמה חשוב לכם שהם יבואו. זה יעזור לכם להחליט את מי להזמין אם תיאלצו לצמצם את רשימת האורחים.
• שלחו לאורחים הודעה על התאריך – שלחו מראש הודעה לכל האורחים שאתם מעוניינים שיבואו, המציינת את התאריך של המסיבה. כך תוכלו להעריך את העניין והזמינות שלהם, ולקבוע מספר מדויק יותר של אורחים המשתתפים במסיבה.
• שלחו הזמנות רשמיות – אחרי שקיבלתם מידע על כל האורחים המתכננים לבוא, זהו הזמן לשלוח את ההזמנות הרשמיות. הקפידו לכתוב בהזמנות את הפרטים המלאים של האירוע, כמו תאריך, מקום ושעה. אתם יכולים גם לבקש מהם לציין אם הם מגיעים, בדומה ל-RSVP של חתונה ואירועים רשמיים אחרים.

קשטו את החלל

אחרי ששריינתם את מקום האירוע, בין אם בבית או באולם אירועים, וקבעתם את רשימת האורחים שלכם, הגיע הזמן להתחיל לקשט את החלל. אתם יכולים לקשט את המקום לפי הטעם האישי שלכם, או אפילו לערוך מסיבת נושא. אם אתם לא מעוניינים בהרבה קישוטים, התמקדו בכמה פריטי מפתח כמו בלונים וכרזה או שלט שכתוב עליהם "מזל טוב בוגרים!". אם אתם יצירתיים, תוכלו להכין בעצמכם קישוטים למסיבה העשויים תחרה, פלסטיק או מחומרים אחרים שקל לעבוד איתם. אפשר להוסיף כמה נגיעות אישיות, כגון תמונות או מזכרות מהתקופה שלכם בלימודים.

הזמנת כיבוד

אף מסיבה אינה שלמה בלי כיבוד, ומסיבת סוף תואר אינה יוצאת דופן. אם אתם עושים מסיבה בבית, אתם יכולים להכין עוגה מושלמת שתפתיע את כולם, או להסתפק בנשנוש קליל ולהזמין מגשי פירות, ואתם גם יכולים להזמין משלוחי אוכל ממסעדות בתיאום מראש.

למסיבות גדולות אפשר להזמין משלוח מגשי פירות מפרי הדמיון או לשכור שירותי קייטרינג שיספקו לכל אורך האירוע אוכל טעים. זה יאפשר לכם לספק לאורחים שלכם מגוון אפשרויות בריאות וטעימות בלי דאגות.

לצד האוכל, הקפידו להצטייד בהרבה שתייה. חשוב שתציעו מבחר של משקאות קלים שאינם אלכוהוליים, כגון מים או מיצים, וגם משקאות אלכוהוליים שכולם אוהבים כמו בירה או יין. ככל שהתקציב גדול יותר תוכלו לספק עוד אפשרויות, אבל גם בתקציב מוגבל אפשר להציע מגוון לא קטן של שתייה קלה וחריפה.

תכנון פעילויות

מומלץ לתכנן כמה פעילויות כדי לבדר את האורחים לאורך כל המסיבה. חלק מהאפשרויות הפופולריות הן משחקי חברה, חידונים ושטח שיהיה רחבת ריקודים. אם אתם עורכים מסיבה קטנה יותר, אתם יכולים להביא משחקי קופסה או לארגן שולחן קלפים להנאת האורחים. אתם יכולים להרים כוסית יחד כקבוצה או להכין מצגת תמונות, כדי להתגאות בהישגים שלכם ולחגוג את המסע שסיימתם.

לסיכום

ארגון מסיבת סוף תואר עלול להיות קצת מורכב, אבל בעזרת התכנון וההכנה הנכונים המסיבה תהיה כיפית מאוד. זכרו להגדיר תקציב, לבחור מקום מתאים, ליצור רשימת אורחים, לקשט את החלל, להזמין כיבוד ולתכנן פעילויות כדי שלא יהיה אף רגע משעמם.