רגע לפני שנעמיק בשורת מושגים מתחום הנהלת חשבונות, נחדד מהי הנהלת חשבונות, וזאת כי גם אם המושג שגור בפינו, לא כולם מבינים בדיוק במה מושגים מתחום זה, ועל כן נחדד שהנהלת חשבונות הנו כלי חכם בכל הנוגע למידע חשבונאי – כלי יעיל עבור איסוף מידע רב באמצעות אמצעי עיבוד מידע מתקדמים. בהתבסס על מידע זה נבנית מדיניות כלכלית, כאשר יש להבחין בין חשבונאות פיננסית (ניתוח של דיווחי מידע ואירועים פיננסים), לבין חשבונאות ניהולית (מתמקדת אך ורק בתקציב העסק).

בין הגדרה למהות

• הנהלת חשבונות באינטרנט – כיום אין צורך להעסיק מגוון עובדים שינהלו את סך המידע של הנהלת החשבונות, אלא באמצעות שימוש בהנהלת חשבונות באינטרנט ניתן להתייעל, לחסוך זמן, ליהנות מייעוץ מקצועי, להימנע מטעויות אנוש ולבצע שלל מהלכים מתוחכמים באופן אוטומטי – כגון ניהול מלאי, סליקת אשראי, הנפקת חשבוניות אלקטרוניות ועוד.
• חברה בע"מ – התאגדות של מגוון אנשי מקצוע עבור הוצאה לפועל של עסקה. החברה מנהלת גוף משפטי נפרד מבעלי החברה, כאשר ישנה חברה פרטית (עד חמישים איש) ויש חברה ציבורית (מינימום 7 אנשים) והיא נסחרת בבורסה ומחויבת בשקיפות מלאה.
• שותפות – התאגדות של שני אנשים ויותר (עד עשרים איש) עבור מכירה עסקית – של שירות או מוצר.
• חשבונית מס – תיעוד של מכירת שירות או מוצר, כאשר הסכום הכללי כולל מע"מ. באמצעות חשבוניות ניתן לעקוב אחר התנהלות העסק – אם מבחינת רישום בספרי הנהלת החשבונות ואם מבחינת אישור הכנסות העסק.
• חשבונית עסקה – תיעוד עסקה מתייחס לתיעוד מכירה. החוק מחייב להנפיק חשבונית כשבועיים ממעמד המכירה, או כשבוע ממעמד הענקת השירות. כמו כן, אם מוציאים חשבונית מס, ניתן לוותר על חשבונית עסקה.
• הוצאה מוכרת – כאשר עסק מוציא כסף עבור צרכים שנוגעים לו, ניתן לקזז מע"מ ולהפחית את גובה ההוצאה וההכנסה, כאשר יש הוצאות מוכרות באופן מלא, כגון שכר טרחה לעורך דין וציוד משרדי.
• דוח שנתי – כל דוח שנתי יש להגיש מסוף השנה ועד סוף חודש אפריל. בדוח זה יש לכלול את הנתונים הבאים: סך ההכנסות השנתיות, סך ההוצאות השנתיות, הכנסות משוק ההון, ריבית על פיקדונות, הוצאות על קופת גמל ובאופן כללי כל הוצאה מוכרת אחרת.
• דוח תקופתי – כל עסק צריך לדווח על היקף ההכנסות, מתוך מטרה לגזור את גובה התשלומים שמועברים למע"מ ולרשויות המס.
• ניכוי מס במקור – מדובר בפעולה שמטרתה אחת: לשלם מס הכנסה בהתאם לגובה העסקה, כאשר שלטונות החוק קובעים את גובה האחוז. בעת עריכת דוח תקופתי (או שנתי) יש להפחית את סך תשלומי הניכוי מעלות הסך הכללי ובהתאם ליתרה לשלם מס הכנסה.
• הכנת משכורות – על מנת להכין משכורות יש צורך לכלול תשלומים לביטוח לאומי, חיסכון פנסיוני, חישוב ימי חופש, תשלום לרשות המיסים וכדומה, ועל כן יש צורך במעקב שוטף, להיעזר בתכנות וטפסים ולשמור על סדר ברמה מאוד גבוהה. לרוב יבצעו תפקיד זה הנהלת חשבונות, לצד שיתוף פעולה של חשבי שכר.
• רישומי מלאי – מלאי של עסק הנו חלק מהותי מהרווחיות ועל כן יש להיות במעקב צמוד אחר מלאי וחסרים – יש לנהל מעקב מסודר שוטף, אם בהתאם לשווי המלאי ואם בהתאם לסוג המלאי, כאשר יש להתאים בין הפעילות העסקית לבין הגדרת ניהול הספרים האידאלית ביותר.
• הכנת דיווח מע"מ – הכנת דיווח מע"מ מבוצע בכל חודש עד ה 15 לחודש, לרוב בידי מנהל חשבונות, שלא פעם גם מבצע בפועל את התשלום. חישוב זה כולל את סך גביית המע"מ מצד הלקוחות – בהתבסס על חשבוניות המס.

עזרה מקצועית

עד כה נתנו רק טעימה, כך שניתן לראות שמדובר בתחום מסועף ומהותי, ועל כן אם ניתן להתייעל באמצעות עזרים חכמים (על מנת לדחוף את העסק קדימה), שווה לבצע בדיקה.